1.1 In dit privacybeleid wordt beschreven hoe Proshop a/s (“Proshop”, “wij”, “ons” of “onze”) persoonsgegevens over u verzamelt en verwerkt.

1.2 Het privacybeleid is van toepassing op particuliere klanten en bezoekers van www.proshop.nl.

1.3 Het privacybeleid is ook van toepassing op contactpersonen bij zakelijke klanten en andere ondernemers, voor zover wij persoonsgegevens over hen verwerken.

1.4 Het beleid heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens in verband met onder meer het gebruik van de website, het aanmaken van een klantenaccount, aankopen en betalingen, levering, retourzendingen, klachten en reparaties, klantenservice, marketing en verzoeken om uitoefening van rechten op grond van de gegevensbeschermingsregels.

1.5 Proshop a/s is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking zoals beschreven in dit privacybeleid. De contactgegevens staan vermeld in punt 8.

2.1 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1.1 Wanneer u de website bezoekt, kunnen wij technische gegevens over uw bezoek verwerken, waaronder uw IP-adres, browser- en apparaatgegevens, het tijdstip van uw bezoek, de bekeken pagina’s, zoektermen, klikken op producten, taal- en valuta-instellingen, inloggegevens en technische loggegevens. Strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt om de website te kunnen aanbieden en te beveiligen. Gegevens via niet-noodzakelijke cookies en soortgelijke technologieën worden pas verzameld nadat u de vereiste toestemming hebt gegeven.

2.1.2 Wanneer u een klantaccount aanmaakt of een aankoop doet, verwerken wij uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, klant- en ordernummer, gegevens over de betaalwijze en de betalingsstatus, aankoopgeschiedenis en gegevens over levering, retourzendingen, klachten, reparaties en eventuele terugbetalingen.

2.1.3 Wanneer u contact met ons opneemt, deelneemt aan een klantenservicetraject of een recht uitoefent op grond van de gegevensbeschermingsregels, verwerken wij uw verzoek, onze correspondentie en de gegevens die nodig zijn om u te identificeren en de zaak te behandelen.

2.1.4 Als u zich aanmeldt voor nieuwsbrieven of toestemming geeft voor marketing en personalisatie, verwerken wij onder andere uw e-mailadres, gegevens over uw toestemming, uw interactie met nieuwsbrieven en – voor zover uw toestemming dit omvat – uw aankoopgeschiedenis en uw gedrag op de website.

2.2 Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

2.2.1 We gebruiken technische gegevens om de website te beheren en te beveiligen, functies zoals het winkelmandje en het inloggen in stand te houden, misbruik te voorkomen en de stabiliteit en gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren.

2.2.2 We gebruiken klant-, bestel- en betalingsgegevens om koopovereenkomsten aan te gaan en na te komen, betalingen te verwerken, goederen te leveren, klantenservice te verlenen en retourzendingen, klachten, reparaties en terugbetalingen af te handelen.

2.2.3 Wij verwerken gegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder verplichtingen op het gebied van boekhouding, belastingen en consumentenrecht.

2.2.4 Wij kunnen gegevens verwerken om fraude en misbruik te voorkomen en te onderzoeken, transacties te documenteren, rechtsvorderingen vast te stellen, in te stellen of te verdedigen, en de kwaliteit van onze diensten te waarborgen.

2.2.5 Zodra de relevante rechtsgrondslag voor de verwerking aanwezig is, gebruiken we gegevens voor nieuwsbrieven, personalisatie, het meten van marketingresultaten en het tonen van relevante producten en advertenties.

2.3 Wat is de grondslag voor de behandeling?

2.3.1 Verwerking die noodzakelijk is om een overeenkomst met u aan te gaan of na te komen, vindt plaats op grond van artikel 6, lid 1, onder b, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit geldt onder meer voor de afhandeling van bestellingen, betalingen, leveringen en de afhandeling van retourzendingen en klachten.

2.3.2 Verwerking die noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, vindt plaats op grond van artikel 6, lid 1, onder c). Dit geldt onder meer voor het bewaren van boekhoudkundige gegevens.

2.3.3 Verwerking kan plaatsvinden op grond van artikel 6, lid 1, onder f, wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen en uw belangen of fundamentele rechten niet zwaarder wegen. Onze gerechtvaardigde belangen kunnen onder meer bestaan uit het beveiligen van de website, het voorkomen van fraude en misbruik, het verbeteren van onze diensten op basis van gegevens die rechtmatig zonder toestemming mogen worden verwerkt, het documenteren van transacties en het afhandelen van juridische vorderingen. Wij gebruiken deze grondslag niet voor het plaatsen of uitlezen van niet-noodzakelijke cookies wanneer volgens de regels toestemming vereist is.

2.3.4 De verwerking vindt plaats op grond van artikel 6, lid 1, onder a, wanneer u toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, niet-noodzakelijke cookies of gepersonaliseerde marketing. Wanneer de regelgeving inzake elektronische marketing toestemming vereist, sturen wij alleen marketingberichten op basis van een geldige toestemming voor marketing. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zie punt 4.9.

2.4 Profilering en gepersonaliseerde marketing

2.4.1 Profilering houdt in dat persoonsgegevens automatisch worden verwerkt om zaken als interesses en productvoorkeuren te beoordelen of te voorspellen.

2.4.2 Wanneer u de benodigde toestemming hebt gegeven, kunnen wij informatie over producten die u hebt bekeken, gezocht of gekocht, uw klikken en uw interactie met nieuwsbrieven gebruiken om u in te delen op basis van veronderstelde interesses. Deze indeling wordt gebruikt om productaanbevelingen, advertenties of inhoud in nieuwsbrieven te selecteren die naar verwachting relevanter voor u zijn.

2.4.3 Profilering wordt niet gebruikt om beslissingen te nemen die uitsluitend op automatische verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze wezenlijk beïnvloeden, zie artikel 22.

2.4.4 U kunt profilering voor marketingdoeleinden stopzetten door uw toestemming voor cookies of marketing in te trekken, u af te melden voor nieuwsbrieven of bezwaar te maken tegen direct marketing. Daarna gebruiken wij de gegevens niet langer voor dit doel.

2.5 Waar komt de informatie vandaan?

2.5.1 Wij ontvangen gegevens voornamelijk rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u een account aanmaakt, een aankoop doet of contact met ons opneemt.

2.5.2 Daarnaast verzamelen wij automatisch gegevens via de website, onder meer door middel van cookies en soortgelijke technologieën zoals beschreven in punt 7.

2.5.3 Wanneer dit nodig is om een aankoop of een zaak af te handelen of op te volgen, kunnen wij gegevens ontvangen van onder andere betalingsproviders, vervoerders, dropshipping- of leveringspartners, werkplaatsen en servicepartners, evenals aanbieders die helpen bij het voorkomen van fraude en misbruik.

2.6 Opslaglocatie en doorgifte naar derde landen

2.6.1 Persoonsgegevens worden in principe binnen de EU/EER verwerkt. Wij maken gebruik van externe leveranciers, en sommige leveranciers of onderaannemers kunnen gevestigd zijn in of toegang hebben tot gegevens vanuit landen buiten de EU/EER.

2.6.2 Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land buiten de EU/EER, zorgen wij voor een geldige grondslag voor de doorgifte overeenkomstig hoofdstuk V van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit kan bijvoorbeeld een besluit zijn inzake een passend beschermingsniveau overeenkomstig artikel 45, waaronder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, wanneer de Amerikaanse ontvanger onder de regeling valt, of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie overeenkomstig artikel 46 in combinatie met relevante aanvullende veiligheidsmaatregelen.

2.6.3 U kunt contact met ons opnemen als u meer informatie wenst over een specifieke doorgifte of een kopie van de relevante waarborgen.

2.7 Welke gegevens moet u ons verstrekken?

2.7.1 Om een koopovereenkomst te kunnen sluiten en na te komen, moet u ons de persoonsgegevens verstrekken die bij het afrekenen of in het betreffende bestelproces als verplicht zijn aangegeven. In principe gaat het daarbij om uw naam, het afleveradres en eventueel het factuuradres, uw e-mailadres en de gegevens die nodig zijn voor de gekozen betaal- en leveringswijze. Afhankelijk van de gekozen leveringswijze kan een telefoonnummer nodig zijn.

2.7.2 Als u de verplichte gegevens niet verstrekt, kunnen wij de aankoop in principe niet afronden of het product niet leveren, en kan een bepaalde betalings- of leveringsoptie mogelijk niet beschikbaar zijn. Als een gegeven optioneel is, heeft het niet verstrekken ervan in principe geen invloed op uw mogelijkheid om de aankoop af te ronden.

3.1 Wij geven persoonsgegevens alleen door of dragen deze alleen over aan externe partijen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Tot de categorieën ontvangers behoren onder meer IT- en hostingproviders, betalingsproviders, vervoerders, dropshipping- en leveringspartners, werkplaatsen en servicepartners, analyse- en marketingleveranciers, beoordelingsplatforms, adviseurs en overheidsinstanties, voor zover dit voortvloeit uit de wetgeving.

3.2 Gegevensverwerkers verwerken gegevens volgens onze gedocumenteerde instructies. Wij sluiten gegevensverwerkingsovereenkomsten en voeren een op risico’s gebaseerd toezicht uit om ervoor te zorgen dat de gegevensverwerkers de gegevens beschermen en deze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

3.3 Sommige ontvangers zijn zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, bijvoorbeeld bepaalde betalingsproviders, vervoerders en marketingplatforms. Deze partijen verwerken gegevens volgens hun eigen privacybeleid en zijn zelf verantwoordelijk voor hun verwerking.

3.4 Na een aankoop kunnen wij een afzonderlijke e-mail sturen met het verzoek om het aankoop- en leveringsproces te beoordelen. De verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang bij kwaliteitsborging, op voorwaarde dat het bericht beperkt blijft tot dit doel en geen directe marketing bevat. Indien het bericht reclame bevat, wordt het alleen verzonden indien de benodigde toestemming is verkregen.

4.1 U hebt een aantal rechten op grond van de regelgeving inzake gegevensbescherming. In principe beantwoorden wij een verzoek zonder onnodige vertraging en uiterlijk één maand na ontvangst. De termijn kan in bijzondere gevallen met maximaal twee maanden worden verlengd als het verzoek complex is of als wij veel verzoeken hebben ontvangen. In dat geval stellen wij u hiervan vóór het verstrijken van de eerste maand op de hoogte. Het uitoefenen van rechten is in principe gratis.

4.2 Hoe u uw rechten kunt uitoefenen en identiteitscontrole

4.2.1 Er geldt geen verplichting om een bepaald formulier te gebruiken of een ondertekend verzoek in te dienen. U kunt contact met ons opnemen via e-mail, brief of een daarvoor bestemde functie in uw klantaccount. De contactgegevens staan vermeld in punt 8.

4.2.2 Wij moeten ervoor zorgen dat gegevens niet worden verstrekt, gewijzigd of verwijderd op verzoek van een onbevoegde persoon. Een verzoek vanaf het e-mailadres dat aan het klantenaccount is gekoppeld, of via een geauthenticeerd klantenaccount, is doorgaans voldoende.

4.2.3 Indien er redelijke twijfel bestaat over uw identiteit, kunnen wij om aanvullende informatie vragen die noodzakelijk en evenredig is om de identiteit te bevestigen. Wij eisen niet standaard een kopie van een identiteitsbewijs of een persoonlijke handtekening. Eventuele documentatie wordt uitsluitend gebruikt voor identiteitscontrole en wordt verwijderd zodra deze niet langer nodig is.

4.3 Het recht op inzage

4.3.1 U hebt het recht om te laten bevestigen of wij persoonsgegevens over u verwerken en, indien dit het geval is, toegang te krijgen tot deze gegevens en een kopie daarvan te ontvangen. U hebt ook recht op informatie over onder meer de doeleinden, de categorieën persoonsgegevens, de ontvangers, de bewaartermijn of de criteria daarvoor, de herkomst van de gegevens, uw overige rechten en relevante waarborgen bij doorgifte naar derde landen.

4.4 Het recht op rectificatie

4.4.1 U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over uzelf te laten corrigeren en, rekening houdend met het doel van de verwerking, onvolledige gegevens te laten aanvullen.

4.4.2 Bepaalde accountgegevens kunt u zelf corrigeren wanneer u bent ingelogd op uw klantenaccount. U kunt ook contact met ons opnemen.

4.5 Het recht op verwijdering

4.5.1 In bepaalde gevallen hebt u het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of als u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking bestaat.

4.5.2 Het recht op verwijdering is niet absoluut. Wij kunnen onder andere verplicht of gerechtigd zijn om gegevens te blijven bewaren indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om een rechtsvordering vast te stellen, in te stellen of te verdedigen. In dergelijke gevallen beperken wij de bewaring tot de gegevens en doeleinden die nog steeds noodzakelijk zijn.

4.6 Het recht op beperking

4.6.1 In bepaalde gevallen hebt u het recht om de verwerking te laten beperken, bijvoorbeeld terwijl wij nagaan of de gegevens correct zijn, of dat onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan uw belangen. Bij beperking mogen de gegevens in principe alleen worden bewaard, tenzij u instemt met een andere vorm van verwerking of de verwerking noodzakelijk is voor rechtsvorderingen of wezenlijke maatschappelijke belangen.

4.7 Het recht op gegevensoverdraagbaarheid

4.7.1 Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en automatisch plaatsvindt, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat. Voor zover dit technisch mogelijk is, kunt u verzoeken dat de gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden doorgegeven.

4.8 Het recht op bezwaar

4.8.1 U kunt om redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen de verwerking op grond van artikel 6, lid 1, onder f). Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

4.8.2 U kunt te allen tijde en zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing, met inbegrip van profilering voor zover deze betrekking heeft op direct marketing. Wanneer u bezwaar maakt, zullen wij de gegevens niet langer voor dit doel verwerken.

4.9 Het recht op het intrekken van toestemming

4.9.1 U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van de toestemming heeft plaatsgevonden. U kunt zich onder andere afmelden voor nieuwsbrieven via de afmeldlink en uw cookievoorkeuren wijzigen via de cookie-instellingen op de website.

4.10 Het recht om te klagen

4.10.1 U kunt bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen over onze verwerking van persoonsgegevens. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar u gewoonlijk woont of werkt, of waar volgens u een inbreuk heeft plaatsgevonden.

4.10.2 De Autoriteit Persoonsgegevens is te bereiken op Hoge Nieuwstraat 8, 2514EL Den Haag, Nederland. Meer contactgegevens vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

5.1 Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de bewaring voortvloeit uit de wetgeving. Wij stellen verwijderingstermijnen vast en herzien deze op basis van het doel, de aard en de risico’s van de gegevens, alsmede relevante klacht-, documentatie- en verjaringstermijnen.

5.2 Gegevens die uitsluitend aan een klantaccount zijn gekoppeld, worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer u verzoekt om het account te laten verwijderen, tenzij de gegevens nog steeds nodig zijn voor een ander rechtmatig doel. Inactieve klantaccounts worden in principe verwijderd of geanonimiseerd na drie jaar zonder inloggen, aankopen of wijzigingen in de accountgegevens. Gegevens die overeenkomstig de punten 5.3-5.7 moeten worden bewaard, kunnen afzonderlijk worden bewaard.

5.3 Gegevens met betrekking tot bestellingen, leveringen, retourzendingen, klachten, reparaties en klantenservice worden bewaard zolang dit nodig is om de overeenkomst na te komen, de rechten van de klant af te handelen en rechtsvorderingen te documenteren of af te handelen. Gegevens over zaken worden in principe bewaard tot maximaal drie jaar nadat de zaak is afgesloten, tenzij een lopend geschil, een langere verjaringstermijn of andere wetgeving een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.

5.4 Boekhoudkundige stukken die Proshop a/s krachtens de Deense boekhoudwetgeving verplicht is te bewaren, worden vijf jaar bewaard vanaf het einde van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. Gegevens die onderworpen zijn aan aanvullende wettelijke bewaarplichten op grond van btw-, belasting- of andere heffingswetgeving, met inbegrip van regels die van toepassing zijn op grensoverschrijdende verkoop, worden bewaard gedurende de langere periode die de betreffende regel voorschrijft. Wij beperken de bewaring tot de persoonsgegevens die nodig zijn om aan deze verplichtingen te voldoen. Wanneer de relevante wettelijke bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij er een ander rechtmatig doel is voor verdere bewaring.

5.5 Gegevens die worden verwerkt op basis van toestemming voor nieuwsbrieven, cookies of gepersonaliseerde marketing, worden verwerkt totdat de toestemming wordt ingetrokken of het doel komt te vervallen. Cookiegegevens worden verwijderd na afloop van de termijnen die in de huidige cookieverklaring zijn vermeld. Wij kunnen beperkte documentatie van een toestemming of een intrekking bewaren zolang dit nodig is om de naleving van de regels aan te tonen. Wij kunnen ook beperkte blokkeringsgegevens bewaren om ervoor te zorgen dat een afmelding voor marketing wordt gerespecteerd.

5.6 Technische loggegevens worden alleen bewaard gedurende de periode die nodig is voor de bedrijfsvoering, het opsporen van fouten, informatiebeveiliging en het voorkomen van misbruik. Gegevens kunnen langer worden bewaard indien ze verband houden met een concreet beveiligingsincident, een fraudezaak of een rechtsvordering.

5.7 Correspondentie en documentatie in verband met verzoeken tot uitoefening van de rechten van betrokkenen worden slechts bewaard zolang dit nodig is om het verzoek te behandelen en onze naleving van de gegevensbeschermingsregels aan te tonen. Identificatiedocumentatie wordt eerder verwijderd zodra de identiteit is bevestigd en de documentatie niet langer nodig is.

5.8 Wanneer gegevens onherroepelijk worden geanonimiseerd, zodat een persoon niet langer met redelijke middelen kan worden geïdentificeerd, zijn de geanonimiseerde gegevens geen persoonsgegevens meer.

5a.1 Wanneer u zich aanmeldt voor onze dienst „Ontvang een melding”, verwerken wij uw e-mailadres en gegevens over het product waarover u een melding wilt ontvangen. Het doel is om u een melding te sturen wanneer het product te koop wordt aangeboden of weer kan worden besteld.

5a.2 De verwerking is gebaseerd op uw toestemming, zie artikel 6, lid 1, onder a. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de mogelijkheid die in de melding wordt vermeld of door contact met ons op te nemen.

5a.3 De gegevens worden gewist zodra de melding is verzonden, wanneer u uw toestemming intrekt of wanneer de meldingsdienst voor het betreffende product wordt beëindigd.

5a.4 Eventuele overige persoonsgegevens over u worden verwerkt overeenkomstig de overige bepalingen in dit privacybeleid.

6.1 Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, alsmede tegen andere vormen van onrechtmatige verwerking.

6.2 De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers en samenwerkingspartners die deze gegevens nodig hebben voor hun werk. Toegangsrechten worden toegekend, gecontroleerd en ingetrokken volgens interne procedures.

6.3.1 Wanneer u Proshop belt, kunt u kiezen of het gesprek moet worden opgenomen. U kunt kiezen voor opname door op 1 te drukken en ervoor kiezen om niet op te nemen door op 2 te drukken.

6.3.2 Opnames vinden plaats op basis van uw toestemming en worden gebruikt voor opleidingsdoeleinden en kwaliteitsborging.

6.3.3 Alleen relevante medewerkers hebben toegang tot de opnames. U kunt inzage vragen in een opname die op u betrekking heeft, volgens de regels in punt 4.

6.3.4 Opnames worden in principe automatisch na drie maanden gewist. Indien een opname nodig is in verband met een concrete klacht, een geschil, een veiligheidsincident of een rechtsvordering, kan de betreffende opname langer worden bewaard, maar slechts zolang dit voor dit doel noodzakelijk is.

6.3.5 U kunt uw toestemming intrekken en verzoeken om eerdere verwijdering door contact met ons op te nemen. Het recht op verwijdering geldt met de uitzonderingen die zijn beschreven in punt 4.5.

8.1 Verantwoordelijke voor de verwerking:

9.1 Wij werken het privacybeleid bij wanneer dat nodig is om wijzigingen in onze verwerking, systemen, leveranciers of geldende regels en praktijken weer te geven.

9.2 De op elk moment geldende versie is beschikbaar op de website. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u hierover op passende wijze informeren. Indien een wijziging een nieuwe toestemming vereist, zullen wij deze verkrijgen voordat de betreffende verwerking van start gaat.

10.1 Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt in september 2026.